L'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale composée de 38 pays membres, qui œuvre à élaborer de meilleures politiques pour une vie meilleure. Notre mission est de promouvoir des politiques qui amélioreront le bien-être économique et social des populations du monde entier. En collaboration avec les gouvernements, les décideurs politiques et les citoyens, nous travaillons à établir des normes internationales fondées sur des données probantes et à trouver des solutions à une gamme de défis sociaux, économiques et environnementaux. De l'amélioration des performances économiques et de la création d'emplois à la promotion d'une éducation de qualité et à la lutte contre l'évasion fiscale internationale, nous offrons un forum unique et un centre de connaissances pour les données et les analyses, l'échange d'expériences, le partage des meilleures pratiques et les conseils sur les politiques publiques et la définition de normes internationales.
La Direction de la gouvernance publique (GOV) aide les gouvernements à tous les niveaux à concevoir et à mettre en œuvre des politiques stratégiques, fondées sur des données probantes et innovantes pour renforcer la gouvernance publique, répondre efficacement à des défis économiques, sociaux et environnementaux divers et perturbateurs et tenir les engagements des gouvernements envers les citoyens. Nous offrons un forum de dialogue et d'échange de politiques, des normes et principes communs, des données et analyses comparatives internationales pour soutenir l'innovation et la réforme à travers l'OCDE. Elle aide les pays à promouvoir la bonne gouvernance et la démocratie par des secteurs publics plus stratégiques, agiles et orientés vers l'action qui améliorent le fonctionnement des économies nationales et soutiennent la croissance. Elle atteint ces objectifs en aidant les gouvernements à tous les niveaux à concevoir et à mettre en œuvre des politiques stratégiques, fondées sur des données probantes et innovantes pour renforcer la gouvernance publique, la confiance dans le gouvernement et la démocratie, répondre efficacement à des défis économiques, sociaux et environnementaux divers et perturbateurs et tenir les engagements des gouvernements envers les citoyens.
La Division de la gestion publique et du budget (GOV/PMB), au sein de GOV, aide les pays à améliorer les performances de leur secteur public. Guidée par des principes de bonne gouvernance et des objectifs fiscaux durables, elle aide les pays à atteindre leurs objectifs politiques grâce à des arrangements qui allouent les budgets aux domaines prioritaires, organisent les institutions pour délivrer, et développent les compétences en matière de main-d'œuvre et de leadership. Le travail au sein de la Division met fortement l'accent sur la stratégie et la réalisation des résultats. Elle emploie une équipe diversifiée de praticiens experts qui travaillent dans un environnement de soutien et dynamique, réactif aux besoins des pays membres et partenaires. La Division s'engage à aider les pays à gérer de manière optimale les ressources financières et humaines de manière transparente et responsable. Pour atteindre ces objectifs, elle soutient le Comité des hauts responsables du budget (SBO) et le Comité de la gouvernance publique (PGC).
GOV/PMB recherche un Coordinateur d'événements et de projets. Le candidat sélectionné jouera un rôle clé dans l'organisation de réunions et d'ateliers internationaux, la gestion du web et la gestion de projets. Le candidat sélectionné relèvera du Chef de division et travaillera en étroite collaboration avec les assistants de la Division.
Description du poste
Principales responsabilités
Gestion des événements et des réunions
Organiser, coordonner et gérer la planification, la préparation, la mise en œuvre et le suivi de tous les événements organisés par la Division, au siège de l'OCDE à Paris et en dehors de l'OCDE.
Fournir toutes les informations et orientations nécessaires pour permettre une gestion efficace des événements, à toutes les étapes de l'organisation des événements.
Fournir des contributions et des orientations aux événements de la Division, tant pour les parties substantielles qu'administratives des réunions, y compris la réservation de salles, la préparation des listes de participants et des documents pertinents, et le soutien pendant les réunions.
Mettre en place un système méthodique de fourniture de statistiques relatives aux événements, pour mesurer la participation, la satisfaction, le genre, etc., et tenir ces statistiques à jour régulièrement.
Se tenir au courant des nouvelles technologies et innovations dans le domaine de l'organisation d'événements et proposer des améliorations aux services et procédures opérationnelles existants.
Aider à la préparation des réunions, y compris les documents et rapports pertinents dans O.N.E Author, les présentations PowerPoint, en veillant à ce que la documentation de la salle, les publications et autres matériels soient disponibles.
Fournir une assistance dans la préparation des documents et rapports, dans les deux langues officielles, conformément au Guide de style de l'OCDE. Cela inclut la relecture, le formatage et l'utilisation des applications de l'OCDE, le cas échéant.
Gérer les salles sur site et virtuelles pendant les réunions et événements.
Superviser et coordonner les missions pour les collègues et les parties prenantes, en veillant au respect des politiques et pratiques de l'OCDE et au traitement en temps opportun des demandes de remboursement de frais et autres actions de suivi.
Gestion du web
Veiller à ce que les sections pertinentes du site web de l'OCDE relatives aux travaux de la Division soient à jour et fournir des contributions pour la visibilité du contenu du site web, en collaboration avec le responsable des communications et des publications de la Division.
Compétence élevée dans le maintien de la présence web, y compris le téléchargement et la publication de contenu avec efficacité et précision.
Maîtrise de l'utilisation des fonctionnalités avancées du CMS, telles que la création de modèles personnalisés et la gestion des autorisations des utilisateurs, et capacité à gérer de manière autonome des projets web complexes, en fournissant des conseils et un soutien aux collègues sur les tâches d'édition web.
Établir et maintenir une gestion efficace des dossiers, des systèmes de récupération de documents structurés et de gestion des flux de travail.
Rédiger de courtes correspondances ou notes dans les deux langues officielles.
Gestion de projets
Travailler en étroite collaboration avec le gestionnaire de programme et l'unité de gestion centrale pour aider à préparer les propositions de financement, suivre les délais et surveiller l'état du financement.
Entreprendre le contrôle de qualité de première ligne des transactions pour tous les types de dépenses, en veillant à la validité des documents justificatifs et au respect des politiques et pratiques financières de l'OCDE.
Se tenir informé des engagements de travail de la Direction, des jalons et des principales sources de financement, et soutenir le personnel politique dans la mise en œuvre du Programme de travail et du budget.
Superviser l'engagement des fonds, la préparation et le suivi des contrats de consultants.
Superviser la gestion des flux de travail administratifs, surveiller les délais et les jalons et coordonner avec les acteurs concernés pour assurer l'efficacité des flux de travail de la Division, l'achèvement en temps opportun des tâches et le respect des procédures de l'Organisation.
Assistance administrative
Fournir une assistance exécutive en coordonnant et en gérant les éléments opérationnels/logistiques du travail de la Division. Gérer la planification de l'agenda et établir les besoins prioritaires pour le soutien dans la planification des engagements du programme de travail.
Gérer le flux d'informations avec la Division, les autres parties de la Direction et avec d'autres Directions de l'OCDE. Établir et entretenir d'excellentes relations avec les clients à tous les niveaux, à l'intérieur et à l'extérieur de l'Organisation, y compris les délégués basés à Paris, les fonctionnaires dans les capitales, les experts invités et les prestataires de services. Répondre aux demandes de renseignements en temps opportun et rédiger des correspondances claires et concises.
Cultiver un esprit de cohésion d'équipe au sein de la Division, favoriser la collaboration horizontale à travers la Direction et proposer et contribuer à la mise en œuvre d'initiatives connexes.
Agir en tant que remplaçant pour soutenir le personnel de la Direction, si nécessaire.
Qualifications
Profil du candidat idéal
Formation académique
Niveau postsecondaire avec une expérience professionnelle pertinente ultérieure.
Des études en gestion de bureau, secrétariat et langues seraient un avantage.
Expérience professionnelle
Au moins trois ans d'expérience pertinente dans des rôles similaires, de préférence dans un environnement international.
Expérience en coordination de projets.
Expérience dans l'organisation de réunions et d'événements à grande échelle et de voyages d'affaires, sur site et à l'étranger.
Excellente connaissance des protocoles et procédures administratives et de réunion de l'Organisation ou expérience pertinente acquise dans d'autres organisations internationales.
Connaissance approfondie des technologies et outils actuels et émergents et capacité démontrée à prospérer et innover dans un environnement axé sur la technologie.
Capacité démontrée à concevoir et introduire de nouveaux flux de travail pour l'efficacité de la Division.
Expérience dans la préparation (mise en forme, édition et relecture) de documents/publications.
Outils
Excellente connaissance et expérience de l'utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ou la capacité d'apprendre rapidement la gamme standard de logiciels utilisés dans l'Organisation et d'optimiser l'utilisation de ces outils et de toute nouvelle technologie : SRM (Supplier Request Management), eShare, O.N.E. Author, Concur pour les voyages officiels, SAP HCM, Event Management System (EMS), Conference Reservation Management System (CRMS).
Maîtrise des outils de visioconférence à distance, par exemple Zoom, MS Teams et autres outils de réunion virtuelle/web conférence.
Expérience de la mise à jour de contenu sur les sites web, en particulier avec Adobe Experience Manager.
Compétences clés
Les membres du personnel de l'OCDE doivent démontrer des comportements alignés sur six compétences de base qui seront évaluées dans le cadre de ce processus de recrutement : Vision et stratégie (Niveau 1) ; Permettre aux gens (Niveau 1) ; Éthique et intégrité (Niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (Niveau 2) ; Atteindre des résultats (Niveau 1) ; Innover et embrasser le changement (Niveau 2).
Il existe trois niveaux possibles pour chaque compétence. Le niveau de chaque compétence est déterminé en fonction des besoins spécifiques de chaque rôle et de son grade associé.
Pour en savoir plus sur les définitions de chaque compétence pour les niveaux 1-3, Veuillez-vous référer au niveau 3 des indicateurs clés du Cadre de Compétences de l’OCDE.
Langues
Maîtrise de l'une des deux langues officielles de l'OCDE (anglais et français) et excellentes compétences rédactionnelles dans cette langue.
La connaissance d’une autre langue de l’OCDE serait également un avantage.
Informations complémentaires
Date de clôture
Cette vacance sera pourvue dès que possible, et les candidatures doivent nous parvenir au plus tard à minuit le 1er janvier 2025 (heure d'été d'Europe centrale).
Durée du contrat
Contrat à durée déterminée de 13 mois, avec possibilité de renouvellement.
Ce qu’offre l’OCDE
Selon l’expérience, salaire mensuel de base initial de 4 302 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France.
Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
Rémunération
Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle
Veuillez noter que nos règles et règlements stipulent que l'âge de la retraite obligatoire est de 67 ans.
Processus de sélection
Pour les candidats retenus, des tests écrits et des entretiens vidéo enregistrés sont prévus en janvier 2025, et des entretiens en comité sont programmés pour février 2025.
Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.
L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.