Assistant(e) administratif(ve)
OECD
Full-time
On-site
Paris Île-de-France France
Company Description
L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales.
La Direction des affaires juridiques (LEG) est chargée de fournir des informations et des avis sur les aspects juridiques, institutionnels et procéduraux des activités de l’Organisation. La Direction assure aussi la coordination des discussions menées avec les pays candidats à l’adhésion à l’OCDE, ce qui consiste également à soutenir les examens réalisés par les comités de l’OCDE consacrés à l’alignement des pays candidats sur les quelques 270 instruments juridiques de l’Organisation.
Nous cherchons à recruter un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique et expérimenté(e) pour apporter un soutien au bureau de la Directrice. Le candidat sélectionné doit posséder d'excellentes capacités d'organisation et un grand souci du détail. Il/elle s'épanouira dans un environnement où les tâches se succèdent à un rythme soutenu et travaillera sous diverses formes de supervision et de coopération, en fonction des différentes tâches et fonctions.
Job Description
Responsabilités principales
Secrétariat et tâches administratives
Fournir une assistance administrative proactive et opportune, organiser des réunions, filtrer les appels téléphoniques et recevoir les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements de nature courante dans les deux langues officielles, rédiger et envoyer de la correspondance de sa propre initiative ou sur instruction.
Fournir des documents d'information et de référence avant les réunions.
Aider à la gestion des flux d'informations. Anticiper les besoins, signaler les questions prioritaires nécessitant une attention immédiate et prendre l'initiative d'en assurer le suivi.
Veiller au respect des délais et recommander des actions de suivi.
Assurer la liaison interne au sein de la Direction.
Organiser les missions, y compris les logistiques (billets, hôtel), les demandes de visa ; gérer l’agenda de la mission et l'inscription aux événements ; traiter les ordres de mission et les liquidations de mission ; compiler les dossiers d'information et faire toute action de suivi nécessaire.
Préparer les contrats de prestation de services et veiller au respect des délais de paiement.
Assurer le transfert des éléments d’informations vers les systèmes de gestion (OECD.Records) et de partage des connaissances et de l’information (O.N.E. Secretariat, ONE Drive, MS Teams), en accordant une attention particulière au traitement des informations hautement sensibles et confidentielles.
Veiller à la disponibilité de fournitures de bureau.
Organisa ti on de réunions et documenta ti on
Contribuer à la préparation et à l’organisation des réunions (sur site, virtuelles, hybrides). Gérer l’ensemble des aspects logistiques (réservation de salles, restauration, listes de participants, badges, etc.).
Préparer les documents conformément aux formats normalisés de l’OCDE (O.N.E. Author).
Préparer les dossiers de documentation pour les réunions en utilisant les outils d’information de l’Organisation (O.N.E. M&P, Internet, site web de l’OCDE).
Contribuer à la préparation de présentations orales et écrites en élaborant et en révisant des présentations PowerPoint et des documents écrits.
Autres tâches
Assister les autres membres de l'équipe de soutien en cas de besoin et les remplacer en cas d'absence.
Effectuer d'autres tâches en fonction des besoins pour les différentes équipes de LEG, y compris l’Unité chargée de la coordination du processus d’adhésion.
Qualifications
Profil du/de la candidat(e) idéal(e)
Formation
Bon niveau d’études secondaires et expérience avérée du travail administratif et de secrétariat, acquise de préférence dans un environnement international.
Expérience professionnelle
Expérience pertinente du secrétariat ou des tâches administratives, acquise de préférence dans un cadre international. Une expérience du domaine juridique constituerait un avantage.
Bonne connaissance ou capacité à apprendre rapidement les règles et procédures administratives de l'Organisation, notamment en ce qui concerne les procédures à suivre pour l'organisation des réunions et des déplacements officiels.
Capacité à rédiger la correspondance courante dans les deux langues officielles.
Expérience de la gestion de demandes dans des délais stricts et capacité à travailler rapidement et avec précision sous pression. Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des initiatives.
Outils
Excellente connaissance et expérience dans l'utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams).
Une connaissance ou capacité à se familiariser rapidement avec les logiciels et outils d'information utilisés au sein de l’OCDE (eOSG, eCouncil, eShare, SAP, Concur, SRM, SRP, Event Management System (EMS), O.N.E, OECD.Records).
Maîtrise des solutions de conférence à distance et hybrides (Teams, Skype, Zoom).
Compétences clés
Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 2) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 1) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de compétence 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE.
Langues
Une excellente maîtrise écrite et orale de l’une des deux langues officielles de l’OCDE (français et anglais) et connaissance de l’autre langue, que le/la candidat(e) retenu(e) s’engage à porter à un niveau opérationnel.
La connaissance du bulgare, du croate, du portugais, du roumain, de l’espagnol, du thaï ou de l’indonésien serait un atout.
Additional Information
Date de clôture
Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 3 janvier 2025 à 23h59 (heure de Paris).
Durée du contrat
Engagement d’une durée déterminée de 13 mois, avec possibilité de renouvellement.
Ce qu’offre l’OCDE
Selon l’expérience, salaire mensuel de base initial de 3 705 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France.
Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle
Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.
L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.
L’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des gouvernants, des responsables publics et des citoyens, nous nous employons à établir des normes internationales fondées sur des éléments probants et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser des bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales.
La Direction des affaires juridiques (LEG) est chargée de fournir des informations et des avis sur les aspects juridiques, institutionnels et procéduraux des activités de l’Organisation. La Direction assure aussi la coordination des discussions menées avec les pays candidats à l’adhésion à l’OCDE, ce qui consiste également à soutenir les examens réalisés par les comités de l’OCDE consacrés à l’alignement des pays candidats sur les quelques 270 instruments juridiques de l’Organisation.
Nous cherchons à recruter un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique et expérimenté(e) pour apporter un soutien au bureau de la Directrice. Le candidat sélectionné doit posséder d'excellentes capacités d'organisation et un grand souci du détail. Il/elle s'épanouira dans un environnement où les tâches se succèdent à un rythme soutenu et travaillera sous diverses formes de supervision et de coopération, en fonction des différentes tâches et fonctions.
Job Description
Responsabilités principales
Secrétariat et tâches administratives
Fournir une assistance administrative proactive et opportune, organiser des réunions, filtrer les appels téléphoniques et recevoir les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements de nature courante dans les deux langues officielles, rédiger et envoyer de la correspondance de sa propre initiative ou sur instruction.
Fournir des documents d'information et de référence avant les réunions.
Aider à la gestion des flux d'informations. Anticiper les besoins, signaler les questions prioritaires nécessitant une attention immédiate et prendre l'initiative d'en assurer le suivi.
Veiller au respect des délais et recommander des actions de suivi.
Assurer la liaison interne au sein de la Direction.
Organiser les missions, y compris les logistiques (billets, hôtel), les demandes de visa ; gérer l’agenda de la mission et l'inscription aux événements ; traiter les ordres de mission et les liquidations de mission ; compiler les dossiers d'information et faire toute action de suivi nécessaire.
Préparer les contrats de prestation de services et veiller au respect des délais de paiement.
Assurer le transfert des éléments d’informations vers les systèmes de gestion (OECD.Records) et de partage des connaissances et de l’information (O.N.E. Secretariat, ONE Drive, MS Teams), en accordant une attention particulière au traitement des informations hautement sensibles et confidentielles.
Veiller à la disponibilité de fournitures de bureau.
Organisa ti on de réunions et documenta ti on
Contribuer à la préparation et à l’organisation des réunions (sur site, virtuelles, hybrides). Gérer l’ensemble des aspects logistiques (réservation de salles, restauration, listes de participants, badges, etc.).
Préparer les documents conformément aux formats normalisés de l’OCDE (O.N.E. Author).
Préparer les dossiers de documentation pour les réunions en utilisant les outils d’information de l’Organisation (O.N.E. M&P, Internet, site web de l’OCDE).
Contribuer à la préparation de présentations orales et écrites en élaborant et en révisant des présentations PowerPoint et des documents écrits.
Autres tâches
Assister les autres membres de l'équipe de soutien en cas de besoin et les remplacer en cas d'absence.
Effectuer d'autres tâches en fonction des besoins pour les différentes équipes de LEG, y compris l’Unité chargée de la coordination du processus d’adhésion.
Qualifications
Profil du/de la candidat(e) idéal(e)
Formation
Bon niveau d’études secondaires et expérience avérée du travail administratif et de secrétariat, acquise de préférence dans un environnement international.
Expérience professionnelle
Expérience pertinente du secrétariat ou des tâches administratives, acquise de préférence dans un cadre international. Une expérience du domaine juridique constituerait un avantage.
Bonne connaissance ou capacité à apprendre rapidement les règles et procédures administratives de l'Organisation, notamment en ce qui concerne les procédures à suivre pour l'organisation des réunions et des déplacements officiels.
Capacité à rédiger la correspondance courante dans les deux langues officielles.
Expérience de la gestion de demandes dans des délais stricts et capacité à travailler rapidement et avec précision sous pression. Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des initiatives.
Outils
Excellente connaissance et expérience dans l'utilisation de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams).
Une connaissance ou capacité à se familiariser rapidement avec les logiciels et outils d'information utilisés au sein de l’OCDE (eOSG, eCouncil, eShare, SAP, Concur, SRM, SRP, Event Management System (EMS), O.N.E, OECD.Records).
Maîtrise des solutions de conférence à distance et hybrides (Teams, Skype, Zoom).
Compétences clés
Les membres du personnel de l’OCDE sont censés faire preuve d’un comportement conforme aux six compétences clés qui seront évaluées dans le cadre de la procédure de recrutement organisée au titre de la présente offre d’emploi : Vision et stratégie (niveau 1) ; Renforcement des capacités des personnes (niveau 2) ; Éthique et intégrité (niveau 1) ; Collaboration et horizontalité (niveau 1) ; Obtention de résultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
Pour en savoir plus sur les définitions des niveaux de compétence 1 à 3 associés à chaque compétence, veuillez vous référer au Cadre de compétences clés de l’OCDE.
Langues
Une excellente maîtrise écrite et orale de l’une des deux langues officielles de l’OCDE (français et anglais) et connaissance de l’autre langue, que le/la candidat(e) retenu(e) s’engage à porter à un niveau opérationnel.
La connaissance du bulgare, du croate, du portugais, du roumain, de l’espagnol, du thaï ou de l’indonésien serait un atout.
Additional Information
Date de clôture
Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 3 janvier 2025 à 23h59 (heure de Paris).
Durée du contrat
Engagement d’une durée déterminée de 13 mois, avec possibilité de renouvellement.
Ce qu’offre l’OCDE
Selon l’expérience, salaire mensuel de base initial de 3 705 EUR, plus allocations/indemnités en fonction de la situation personnelle, la rémunération globale étant exonérée d’impôt sur le revenu en France.
Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose l’OCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin d’en savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de l’Organisation, à notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destinées à faciliter le quotidien des agents.
Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra être engagé(e) à un grade inférieur, en fonction de ses qualifications et de son expérience professionnelle
Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.
L’OCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à contribuer activement à la réalisation de cet objectif.